W ASM wdrażamy standardy zarządzania projektami w każdym unijnym projekcie, który pozyskujemy na szczeblu międzynarodowym, w ramach Programu Ramowego Unii Europejskiej Horyzont Europa który jest największym w historii Unii programem w zakresie badań naukowych i innowacji.
Na czym polega zarządzanie projektami badawczymi?
Zarządzanie unijnymi projektami badawczymi to kompleksowy proces, który obejmuje planowanie, organizowanie, koordynowanie i kontrolowanie działań zespołów badawczych pracujących na skalę międzynarodową. Ten rodzaj zarządzania wymaga uwzględnienia różnorodnych czynników, takich jak różnice kulturowe, językowe, prawne oraz techniczne.
Projekty międzynarodowe realizowane są najczęściej we współpracy z podmiotami z różnych krajów w ramach konsorcjum zarządzanego przez koordynatora projektu, którego nadrzędnym zadaniem jest dbałość o realizację projektu zgodnie z zapisami umowy grantowej z Komisja Europejska. Koordynator ten jest wspierany w zarzadzaniu projektem oraz realizacji działań merytorycznych przez wykwalifikowaną multi-dyscyplinarną kadrę. Poza zarzadzaniem unijnym projektem ASM jest odpowiedzialny za prowadzenie wszelkiego rodzaju badań rynkowych, społecznych, marketingowych oraz biometrycznych, a także strategii biznesowych dotyczących komercjalizacji produktów, promocji czy wejścia na konkretne rynki docelowe.
Kluczowe aspekty zarządzania międzynarodowymi projektami badawczymi
Na etapie przygotowania wniosku projektu
- Planowanie projektu:
- Określenie celów i zakresu projektu.
- Identyfikacja kluczowych zagadnień badawczych oraz opis metodologii badawczej.
- Tworzenie harmonogramu działań (Gantt chart) oraz wizualizacja zależności między zadaniami w projekcie (Pert chart).
- Opracowanie budżetu.
- Identyfikacja potencjalnych ryzyk związanych z projektem.
- Tworzenie zróżnicowanego zespołu z Partnerami z różnych krajów.
- Zarządzanie różnicami kulturowymi i językowymi.
Na etapie realizacji projektu
- Finanse i budżet:
- Zarządzanie finansami projektu, uwzględniając różnice w kosztach międzynarodowych.
- Controlling finansowy – skrupulatny monitoring budżetu projektu.
- Przygotowywanie sprawozdań finansowych z realizacji projektu, przesyłanie ich do Komisji Europejskiej oraz rozliczanie końcowe.
- Komunikacja:
- Budowanie zaufania i efektywnej komunikacji między członkami zespołu.
- Stworzenie efektywnego systemu komunikacji między zespołami badawczymi.
- Uwzględnienie różnic kulturowych w komunikacji.
- Bieżąca komunikacja z instytucją finansującą – Komisja Europejska.
- Prawo i regulacje:
- Zrozumienie i przestrzeganie lokalnych i międzynarodowych przepisów i regulacji.
- Ustalanie umów i porozumień między partnerami projektu oraz Komisja Europejska.
- Zarządzanie jakością:
- Opracowanie dokumentu związanego z zachowaniem jakości w projekcie, w tym określenie standardów jakości, zarówno w zakresie aspektów technicznych, merytorycznych jak i etycznych oraz norm i procedur w zakresie zarzadzania danymi.
- Regularne monitorowanie postępu projektu i procesów badawczych co pokazuje, czy prace są wykonywane zgodnie z ustalonymi standardami i co pozwala na szybkie wykrywanie ewentualnych problemów związanych z jakością.
- Skuteczne zarządzanie danymi badawczymi co wymaga skrupulatnego śledzenia, dokumentowania i przechowywania danych zgodnie z ustalonymi normami i procedurami.
- Zapewnienie wysokiej jakości publikacji i raportów końcowych poprzez wdrożenie odpowiednich procedur dot. przygotowania jak i weryfikacji raportów.
- Zarządzanie zmiana i ryzykiem:
- Opracowanie strategii zarządzania ryzykiem i podejmowanie działań zapobiegawczych.
- Monitoring ryzyk związanych z projektem.
- Identyfikacja, planowanie, wprowadzanie i kontrolowaniu zmian w projekcie (np. w zakresie harmonogramu, budżetu, zasobów, technologii, procedur czy innych istotnych elementów).
- Technologia i innowacje:
- Zapewnienie dostępu do niezbędnych technologii i zasobów.
- Promowanie innowacji i transferu technologii między partnerami projektu oraz pomiędzy innymi partnerstwami i inicjatywami realizującymi projekty o podobnej tematyce.
- Monitorowanie i ewaluacja:
- Regularne wewnętrzne monitorowanie postępu projektu.
- Przygotowywanie sprawozdań merytorycznych z realizacji projektu i przesyłanie ich do Komisji Europejskiej.
- Ewaluacja projektu i dostosowanie planu projektu, jeśli to konieczne.
Metodyki zarządzania projektami
Istnieje wiele różnych metodyk zarządzania projektami, z których każda ma swoje unikalne podejście i zastosowanie w zależności od rodzaju projektu, jego skali oraz specyfiki branży. Coraz częściej, jednakże w projektach międzynarodowych wdrażamy rozwiązania hybrydowe, w szczególności łącząc metodologie kaskadowa (Waterfall), która zapewnia ogólną strukturę dobrze zrozumiałych, predykcyjnych aspektów projektu, z metodologia Agile której techniki są stosowane w przypadku iteracyjnych, bardziej nieprzewidywalnych elementów projektu, np. w projektach zawierających komponenty IT.
Zarządzanie międzynarodowymi projektami badawczymi jest wyzwaniem, które wymaga elastyczności, umiejętności rozwiązywania problemów, doskonałych umiejętności komunikacyjnych oraz zdolności do pracy w zespole złożonym z osób o różnych kulturach i specjalizacjach. Skuteczne zarządzanie projektem poprzez wdrożenia wypracowanych metod i narzędzi do zarządzania projektami oraz dobra współpraca międzynarodowa ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celów badawczych i sukcesu projektu.
Więcej informacji o naszych najnowszych projektach znajdziecie na stronie https://asmresearch.pl/en/international-projects/
W sprawach związanych z zarządzaniem projektami zapraszamy do kontaktu z naszym ekspertem. Agnieszka Kowalska, a.kowalska@asmresearch.pl